Na czym polega odtwarzanie dokumentacji do maszyn?

Analiza sytuacji

W ostatnim czasie coraz częściej spotykamy się z zagadnieniem konieczności odtworzenia dokumentacji do maszyn. Każda maszyna musi być wyposażona w odpowiednią dokumentację. Do takiej dokumentacji zalicza się wszelkie instrukcje niezbędne do właściwego utrzymania poziomu bezpieczeństwa maszyny. Rozumie się przez to wszelkie instrukcje obsługi, schematy oraz rysunki niezbędne do jej prawidłowej obsługi.

Język instrukcji

Zasadniczo wszystkie instrukcje dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa muszą być dostarczane w języku urzędowym UE lub w językach urzędowych państwa członkowskiego, w którym wprowadza się do obrotu maszynę lub oddaje ją do użytku. Do maszyny należy dołączyć oryginalne instrukcje, tj. instrukcje zweryfikowane przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela. Jeżeli instrukcje oryginalne nie są dostępna w języku lub językach państwa członkowskiego, w którym wprowadza się do obrotu maszynę lub oddaje ją do użytku, do maszyny należy dołączyć tłumaczenie instrukcji oryginalnych wraz z samymi instrukcjami oryginalnymi. Celem powyższego wymogu jest zapewnienie użytkownikom możliwości wglądu w instrukcje oryginalne w przypadku wątpliwości co do trafności tłumaczenia. W drodze wyjątku instrukcja konserwacji przeznaczona do użytku przez wyspecjalizowany personel zatrudniony przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela, może być dostarczona tylko w jednym z języków wspólnotowych, zrozumiałym dla tego personelu. Powyższe odstępstwo nie ma zastosowania do instrukcji dotyczących czynności konserwacyjnych, które ma przeprowadzić użytkownik lub personel obsługi technicznej zatrudniony przez użytkownika. Aby odstępstwo miało zastosowanie, instrukcje producenta przeznaczona dla użytkownika musi zatem wyraźnie określać, które czynności konserwacyjne mogą być wykonywane wyłącznie przez wyspecjalizowany personel zatrudniony przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela. Instrukcje muszą być opracowane zgodnie z zasadami określonymi w Dyrektywie Maszynowej 2006/42/WE. Instrukcje muszą być opracowane, zanim maszyna zostanie wprowadzona do obrotu lub oddana do użytku, i muszą być dołączone do maszyny przed momentem dotarcia do użytkownika. Importerzy lub dystrybutorzy maszyny muszą zatem zagwarantować, że instrukcje zostaną przekazane użytkownikowi.

Polskie przepisy prawa pracy

Zgodnie z Kodeksem Pracy (Ustawa z dnia 26 czerwca 1974. Kodeks Pracy, Dz. U. 1998 Nr, poz 94 z późn. zm), art. 237, ust. 2. pracodawca jest obowiązany wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy. Zgodnie z rozporządzeniem ministra gospodarki z 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy (Dz.U. nr 191, poz. 1596 ze zm) jest zakaz stosowania maszyn dla których pracodawca nie posiada instrukcji. Artykuł 30 tego rozporządzenia mówi, że pracodawca powinien zapewnić pracownikom dostęp do informacji, w tym pisemnych instrukcji dotyczących użytkowania maszyn, zwanych dalej "instrukcjami", które zawierają co najmniej informacje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie: 1) warunków użytkowania maszyn, 2) występowania możliwych do przewidzenia sytuacji nietypowych, 3) praktyki użytkowania maszyn. Instrukcja jest koniecznym dokumentem dla prawidłowej konserwacji oraz regulacji maszyny. Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.), w artykule 51 zapisano, że maszyny i inne urządzenia techniczne, zwane dalej "maszynami", powinny spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy, określone w odrębnych przepisach, przez cały okres ich użytkowania. Montaż, demontaż i eksploatacja maszyn, w tym ich obsługa, powinny odbywać się przy zachowaniu wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, uwzględniających instrukcje zawarte w dokumentacji techniczno-ruchowej.

Jak uzyskać instrukcję?

Zatem jeżeli takie instrukcje nie zostały dostarczone wraz z maszyną należy po taki dokument zwrócić się do pierwotnego producenta maszyny, poszukać egzemplarza instrukcji na rynku (odkup/ksero) lub wykonać odtworzenie dokumentacji we własnym zakresie. Aby odtworzyć dokumentację we własnym zakresie wymagane są jedynie odpowiednie kompetencje – wiedza na temat wymagań dyrektyw oraz norm, umiejętność określania wymagań technologicznych dla maszyn, doświadczenie w pracy z maszynami (najlepiej w służbach utrzymania ruchu, serwis). Zatem nie funkcjonują żadne ramy prawne odnośnie uprawnień do wykonywania takich odtworzeni. Wymagania prawne dotyczą jedynie formy instrukcji, jej języka oraz zawartości. Czyli kto może taką dokumentację odtworzyć? W skrócie – ten kto ma odpowiednią wiedzę oraz kompetencje. Sformułowania i układ instrukcji muszą zostać dostosowane do użytkowników, dla których instrukcje są przeznaczone. Instrukcje dla użytkowników nieprofesjonalnych muszą być napisane i przedstawione w języku, który jest zrozumiały dla zwykłego użytkownika, bez użycia specjalistycznej terminologii technicznej. Powyższe wymaganie jest również istotne w przypadku maszyn, które mogą być użytkowane zarówno przez użytkowników profesjonalnych, jak i nieprofesjonalnych. W przypadkach, w których maszyny przeznaczone do użytku konsumenckiego są dostarczane z niektórymi elementami wymontowanymi do celów transportu i odpowiedniego zapakowania, należy poświęcić szczególną uwagę zapewnieniu, aby instrukcje montażu były kompletne, precyzyjne i zawierały jasne, dokładne i jednoznaczne schematy, rysunki lub zdjęcia.

Wskazówki do opracowania instrukcji

Normy typu C dotyczące konkretnych kategorii maszyn określają szczegółowo treść instrukcji, jednak z reguły nie zapewniają wytycznych dotyczących ich opracowywania i układu. Ogólne wytyczne dotyczące opracowania instrukcji podano w normie EN ISO 12100. Bardziej szczegółowe wytyczne dotyczące przygotowania instrukcji do maszyn zawiera norma ISO 20607. Norma ta określa wymagania stawiane producentowi maszyny dotyczące przygotowania związanych z bezpieczeństwem części instrukcji obsługi maszyn. Może być także istotnym dokumentem dla osób podejmujących się odtworzenia dokumentacji. Norma ta zawiera wymagania dodatkowe w stosunku do ogólnych wymagań, na temat informacji dotyczących użytkowania podanych w ISO 12100. Omawia ona treści związane z bezpieczeństwem, odpowiedniej struktury i prezentacji instrukcji obsługi, wraz z uwzględnieniem wszystkich faz cyklu życia maszyny. W przypadku nowych maszyn instrukcja obsługi, powinna być zgodna z wymaganiami Dyrektywy Maszynowej 2006/42/WE i powinna zawierać conajmniej informacje zgodnie z punkktem 1.7.4.2 załącznika I do tej dyrektywy.